مدیریت زمان: فضا، اولین اصل بهره وری

ما با شناخت اینکه شما چه تعداد نقطه جمع آوردی دارید می خواهیم شروع کنیم، اگر به یاد داشته یک نقطه جمع آوری می تواند هر جایی باشد که شما آیتم های پردازش نشده تان را جمع می کنید، اینگونه بهره وری تان بیشتر شده و مدیریت زمان ساده تر می شود. چیز هایی مثل ایمیل، وظایف، کارهایتان، قرار داد ها، پروژه ها و غیره و همچنین بدون پردازش، یعنی شما دقیق تصمیم نگرفته اید که چه کارشان کنید، چه زمان انجامش دهید و یا کجا انجامش دهید. اگر هر کدام از این سه مورد یعنی چی، کِی، کجا را ندارید، آن مکانی که آن آیتم در آنجا قرار گرفته، یک نقطه جمع آوری است.

با انجام این مرحله نقاط جمع آوری تان را محاسبه کنید

در این مرحله به ازای هر نقطه جمع آوری که دارید در یک برگ از قبل تهیه شده یک عدد ۱ اضافه کنید، به عنوان مثال اگر دسته بندی آن برگه ای که از قبل برای نقاط جمع آوری تان تهیه کرده اید شامل ویس میل ها هم شود، اگر سه تا ویس میل دارید مانند ویس میل شخصی، گوشی و کاری تان پس عدد ۳ را اضافه کنید و مثلا اگر برای میزتان، دو تا برگه روی آن دارید، بنویسید ۲، همنطور الی آخر …

برای مدیریت زمان به طور موثر و همچنین برای کاهش تعداد سوئیچ هایی که در روز دارید شما باید تلاش کنید که شش تا نقطه جمع آوری و یا کمتر از این مقدار داشته باشید. در ادامه شما می توانید پنج مورد از نقاط جمع آوری بسیار قابل توجه را ببینید!

۱٫ اینباکس – اینباکس مکانی است که همه چیز های فیزیکی و پردازش نشده که دارید داخل آن قرار می گیرد، کاغذ ها، رسید ها، کتاب و یا حتی سیم، کابل و اینطور چیز ها. چون شما نباید هیچ وقت آن را کاملا پر در نظر بگیرید، به شما توصیه می کنم یک اینباکس خیلی بزرگ تهیه کنید.

۲٫ اینباکس قابل حمل – این نوع اینباکس را می توان محلی را در کیف سامسونت در نظر گرفت.

۳٫ دفترچه یادداشت – این دفترچه یادداشت می تواند دیجیتالی باشد و یا کاغذی. دفترچه های یادداشت برای آیتم های انجام نشده ای که می خواهید آن ها را در قالب یادداشت های عادی ذکر کنید، خیلی عالی هستند.

۴٫ ایمیل اینباکس – ممکن است شما چند نوع اکانت ایمیل داشته باشد، هرچند لازم است که همه آن ها به یک اینباکس یا فولدر برود که باعث می شود برای چک کردن اکانت های مختلف وقتتان حفظ شود و برای چک کردن اکانت های ایمیل مختلف فقط کافی است یک اکانت را چک کنید، این کار فقط با کمی دستکاری در تنظیمات ایمیل صورت میگیرد!

۵٫ ویس میل (پیغام گیر صوتی) – ویس میل عملا برای همه خیلی لازم است ولی بیشتر اوقات فقط کافی است یک اکانت ویس میل را چک کنید.

بررسی اینباکس فیزیکی

وقتی حرف از فضای سازمان یافته می شود، اینباکس شما مهم ترین ابزار است. اینباکس شما قرار است خانه تمام آیتم های فیزیکی نا مشخص تان بشود. هر چیزی که شما برنامه ای را راجب به آن در تقویم خود ثبت نکرده اید آن را در داخل اینباکس فیزیکی تان قرار دهید.

فکر یک اینباکس در حد یک جعبه بزرگ باشید، چون قرار است آن را در محل کار روی میز خود قرار دهید. هر چیزی که شما فکر می کنید جایی ندارد باید برداشته شود و در اینباکس فیزیکی تان گذاشته شود، کاغذ ها، رسید ها، کابل، سیم، مجلات و هر چیزی که ماهیت فیزیکی داشته باشد باید برود داخل این جعبه. یکی از موانع بهره وری این است که افراد به خودشان اجازه می دهند که همه چیز نا مرتب و پرت و پلا باشد، که در نهایت با سیری از نا امیدی آن ها را بیرون می اندازند. این ساماندهی کاملا وقت تلف کن است.

با روش هایی که در ادامه خواهید آموخت، این کار را برای خود عادتی روزانه مثل در آوردن لباس کار در خانه می کنید!

مطمئن شوید که اینباکس تان آنقدر بزرگ باشد که هیچ وقت در حالت سر ریز شدن قرار نگیرد. اگر شما کسی هستید که مدام هر هفته با یک مشت کاغذ و برنامه سرو کار دارید، حتی یک سینی پلاستیکی هم ممکن است برای شما جوابگو باشد. استفاده از هر نوع اینباکس به کار تان بستگی دارد و محدودیت خاصی ندارد.

اینباکس قابل حمل

اینباکس قابل حمل یک بسته الحاقی از آن اینباکس فیزیکی تان است که تاثیر فراوانی در بهره وری تان دارد. این نوع اینباکس را می توانید در جیب کت، قسمتی از کیف سامسونت و یا کیفی کوچک همراه با خود نگه داری کنید که به شما اجازه می دهد، یادداشت هایی را که در طول روز جمع آوری می کنید در آن قرار دهید، فروشگاه، مراکز خرید، محل مذاکره با دوستان و … جاهایی است که می توانید اینباکس قابل حمل تان را همراه داشته باشید. هر فضایی برای انواع کاغذ هایی که ممکن است در طول روز دریافت کنید جواب می دهد.

استفاده از هر نوع اینباکس قابل حمل به شما بستگی دارد، بیشتر افراد با حمل کیف سامسونت و پلنت مشکل جدی داشتند اما نیازی به گذاشتن اینباکس در این کیف ها نیست. شما می توانید از یک فایل فولدر کیفیت بالا و در ابعاد مناسب استفاده کنید تا به راحتی همراه خود به هر مکانی ببرید.

دفترچه یادداشت

دفترچه یادداشت یک محل جمع آوری منعطف است که می توانید هر جایی که می روید برای یادداشت برداری کردن سریع از ایده ها،نوت ها و آیتم های در حال اجرا از آن استفاده کنید. دفترچه یادداشت واقعا مناسب است، زیرا شما آن را با دست خط خود تکمیل می کنید و بدون نیاز به عمل مستقیم دیگر با دیگر آیتم های عملی که نیاز به پردازش دارند است.

در جمع ما می توانیم از دو نوت پد استفاده کنیم، دیجیتالی و کاغذی!

بیشتر تبلت ها و گوشی ها امکان نوشتن با دست خط یا نوشتن سریع یادداشت را در برنامه نوت پد دارند. اگر با تکنولوژی سریع هستید، استفاده از یک برنامه نوت پد برای یادداشت برداری می تواند خیلی موثر باشد. مطمئن شوید که وقتی از برنامه ای استفاده می کنید بین تمامی دستگاه ها سینک شده باشد، در غیر این صورت ممکن است شما تصادفا محل های جمع آوری بیشتری ایجاد کنید.

  • سعی کنید آیتم های کاری را با گذاشتن علامتی میان آن ها از یادداشت های عمومی جدا کنید، این کار به پردازش شما میان آیتم ها سرعت می بخشد. پس از یادداشت برداری روزانه خود، هنگامی که به اداره خود برمی گردید صفحات آن ها را از دفترچه یادداشت جدا کرده و آن ها را در اینباکس هفتگی تان قرار دهید.

کاهش دادن تعداد نقاط جمع آوری ایمیل

برای افزایش بهره وری می بایست نقاط جمع آوری تان را کاهش دهید، من به شما توصیه می کنم که فقط یک ایمیل اینباکس داشته باشید. ممکن است اکثر شما چندین ایمیل داشته باشید، اما باید تمامی آن ها را در یک ایمیل جمع آوری کنید. سعی کنید از یک ایمیل استفاده کنید، حتی اگر برنامه های شخصی  و کاری تان در هم بپیچند، انجام این کار باعث بهره وری بیشتر تان می شود و زمان بررسی را کمتر می کند.

چک کردن ویس میل (پیغام گیر صوتی)

مهم نیست شما از چند شبکه ویس میل استفاده می کنید، اما باید برای کاهش زمان بررسی آن ها را در یک شبکه چک کنید و برای انجام این کار ساده ترین راه فروارد کردن آن هاست.

سعی کنید به طور کامل این نوع از پوشش دهی پیغام های تان را از بین ببرید. شما می توانید با ارسال آن ها توسط تبدیل کنندگان صوتی به متن که کمتر محبوبیت و دقت دارند به ایمیل تان بازدهی تان را بیشتر کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *