مدیریت زمان: جمع آوری به اینباکس

حالا آماده عمل شدیم! قرار است نقاط جمع آوری را کاهش دهید و ما می خواهیم یک روش سریع برای انجام دادن این کار معرفی کنیم که در مدیریت زمان تان بسیار تاثیر گذار است. ما می خواهیم تمام چیز های پردازش نشده اطرافمان را جمع کنیم و داخل یک اینباکس قرار دهیم. چیز های پردازش شده را می توان به وسیله هایی گفت که شما می دانید که چه کاری با آن انجام دهید، چه زمانی انجامش دهید و جای اصلی آن کجاست. اگر حتی سکس از این سه مورد را نمی دانید، آن وسیله پردازش نشده است و باید جمع آوری شود.

ممکن است شما آنقدر موارد پردازش نشده داشته باشید که اگر آن ها را جمع آوری کنید، داخل یک اینباکس جا نشوند. برای همین می باست یک جعبه بزرگ تهیه کنید، مهم نیست که کار جمع آوری تان را با چه تعداد جعبه به پیان می رسانید، باید به تمامی آن ها با هم به عنوان یک اینباکس خیلی حجیم نگاه کرد.

چه چیز هایی را باید جمع آوری کرد؟

چیز هایی که باید جمع آوری شوند مواردی هستند که سر جایی اند که به آن تعلق دارند. به عنوان مثال اگر کاغذ هایی را روی مانیتور کامپیوتر تان چسبانده اید، آن ها را بردارید و در داخل اینباکس قرار دهید. سعی کنید یک جعبه ویژه کنار بگذارید و اسم آن را جعبه موقت یک هفته ای بگذارید. همینطور که در روند پردازش جمع آوری های تان جلو می روید درباره هر آیتم یک سوال از خودتان بپرسید، آیا لازم است که من این را بررسی کنم یا هفته بعد آن را بررسی کنم؟ اگر بله، آن آیتم را در داخل جعبه هفته ای تان قرار دهید.

آن جعبه هفتگی قرار است جایی باشد که شما پردازش را از آنجا شروع می کنید. این تمایز اولیه به شما این امکان را می دهد که سیستم مدیریت زمان تان را بدون درگیر شدن با چیز های سطح پایین تر توسعه دهید. تقریبا همه چیز غیر از این موراد را در جعبه های دیگر قرار دهید. آن ها را دور نیندازید، مرتب نکنید و ساماندهی شان نکنید، فقط و فقط آیتم های پردازش نشده را داخل جعبه ها بگذارید.

حال که قوانین اصلی را تنظیم کردیم شروع می کنیم! 

هر چه بیشتر محل جمع آوری داشته باشید در طول روز تان سوئیچ بیشتری خواهید داشت و به بهره وری کمتری می رسید.

چطور نقاط جمع آوری فیزیکی را در اداره تان کاهش دهید؟

مطمئن شوید در اداره تان هستید! می خواهیم تمام نقاط جمع آوری اداره تان را برداریم و آن ها را در اینباکس های بزرگ قرار دهیم. در اینجا باید یک تعداد جعبه تهیه کنید، جدا از آن جعبه ویژه که جعبه موقت یک هفته ای تان بود، تقریبا شش الی هشت تا جعبه کافی است. این جعبه هفتگی جایی است که همه آیتم های پردازش نشده که قرار است در ظول هفته بعدی با آن ها سرو کار داشته باشید داخل آن قرار می گیرند.

شما می توانید لوازمی را که در اداره تان استفاده می کنید را دسته بندی کنید و آن هایی را که می دانید قرار است با آن سرو کار داشته باشید در جعبه هفته ای تان قرار دهید و دیگر لوازم را که نیازی برای مدت طولانی به آن ندارید در جعبه های دیگر تان قرار دهید. وسیله هایی را همچون لوازم شخصی مثل درفترچه یادداشت را درون اینباکس بزرگ قرار دهید و یا در صورت نیاز صفحه ای را که قرار است آن را بررسی کنید را از دفترچه جدا کرده و آن را درون اینباکس هفتگی تان قرار دهید.

با استفاده از برچسب ها مکان هایی را برای لوازم های شخصی تان مانند خودکار ها مشخص کنید. مهم نیست آن لیبل را کجا قرار می دهید، فقط جایی قرار دهید که برای خودتان قابل مشاهده باشد. یک قانون خوب برای چسباندن برچسب ها این است که چیز هایی مانند خودکار ها، منگنه و یا حتی یادداشت هایی که ممکن است شما چندین بار در روز از آن ها استفاده می کنید، لازم است که در دسترس نزدیکتان باشند. چیز هایی که ممکن است شما یک بار در هفته از آن ها استفاده کنید، جایی مانند کشو ها برای آن ها مناسب است و چیز هایی که شما از آن ها کمتر از یک بار در هر ماه استفاده می کنید، بهتر است آن ها را در به بیرون از اتاق تان ببرید.

این عادت را در خودتان به وجود بیاورید که هر وقت دیدید که هر چیز جای خودش نیست آن را در اینباکس تان قرار دهید.

اگر شما وسایل اطراف تان را در محیط کاری تان نا مرتب بگذارید، کم کم روی عواملی همچون افزایش استرس و مواردی از این قبل تاثیر گذار خواهد بود، پس تا حد ممکن این قوانین را در محل کارتان انجام دهید، اینگونه بازده کاری تان هم نسبت به گذشته افزایش خواهد یافت.

آیتم ها را به صورت تکی تکی، اینگونه پردازش کنید!

۱. تمامی آیتم های پردازش نشده را داخل اینباکس بزرگ قرار دهید.

۲. هر آیتمی را که قرار است تا هفته آینده با آن سرو کار نداشته باشید، داخل اینباکس هفتگی تان قرار دهید.

۳. هیچ چیز را بیرون نریزید.

۴. هر چیزی را که در جای اشتباه قرار دارد را بردارید، آن ها آیتم های پردازش نشده اند.

۵. هر گونه فایل یا کشوی متفرقه را داخل اینباکس تان خالی کنید، این ها نیز آیتم های پردازش نشده اند.

۶. در صورت نیاز برای آیتم ها، خانه ها و فضا های بیشتری ایجاد کنید.

۷. فضا ها و خانه ها را با برچسب مشخص کنید.

حالا که همه چیز را از روی میزتان جمع آوری کردید شاید فکر کنید که کارتان تمام شده اما هنوز نه!

پردازش کلی محل کار

ما باید تک تک محل هایی که شما ممکن است نقطه جمع آوری داشته باشید را بررسی کنیم. مکان هایی را که ممکن است اینطور چیز ها وجود داشته باشد را بررسی کنید، اگر در این مورد دقت داشته باشید دیگر لازم نیست این پروسه را دوباره تکرار کنید. اگر شما چیزی را دارید که بزرگ تر از جعبه ها است (مانند قاب عکس)، یک یادداشت بنویسید و آن را در یکی از نقطه های جمع آوری تائید شده تان قرار دهید، این به شما در حفظ فضا و زمان در طول جمع آوری تان کمک می کند.

بعد از انجام این روند به اداره تان یک نگاهی بیندازید. آیا لازم است چیزی را در آن تغییر دهید؟ آیا می خواهید رنگ دیگری به آن ها بزنید؟ آیا چیزی در اداره تان وجود دارد که اصلا به آن نیاز نداشته باشید؟، هر نوع تغییر زیبایی شناختی را که می خواهید به اداره تان بدهید را بنویسید و آن را داخل یکی از نقاط جمع آوری تائید شده تان قرار دهید.

آیا بعد از تمام کردن اداره، آیا چیز های قابل جمع آوری کردن دیگری هم دارید؟

ماشین تان چطور؟ دفتر خانگی تان؟ و اما خود خانه تان؟، شما باید تا این مرحله در روند جمع آوری حرفه ای شده باشید. فقط کافیست همان روند قبلی را ادامه دهید، منتها این دفعه کمی متفاوت تر!

ثبت روند پردازش در تقویم

الان بهتر است تقویم تان را بردارید و این روند را در هر ۳۰ تا ۶۰ روز کاری تان ثبت کنید، انجام این کار در مکان های تقریبا بزرگ چیزی حدود ۱ ساعت زمان می برد. شما با ادامه دادن این پروسه آن را برای خود مانند عادت می کنید و به صورت خودکار در ذهن خود می گنجانید که باید هر چیز را در چه مکانی قرار دهید.

و اما در نهایت بهتر است بدانید ما فقط داریم آیتم های پردازش نشده زندگی مان را جمع آوری کرده و به یک محل دیگر منتقل می کنیم. حال چه حسی نسبت به این کار دارید؟ مسلما پس از انجام این کار به شما حس آسودگی خاطر دست می دهد، زیرا دیگر نگرانی در مورد وسیله های اطرافتان وجود ندارد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *